Teil 2: Klare Rollen und Abläufe im Praxisteam – warum Struktur im Notfall entscheidend ist

Warum der Notfall andere Anforderungen stellt als der Praxisalltag

Im normalen Praxisbetrieb sind Aufgaben meist klar verteilt.
Zuständigkeiten haben sich über Jahre eingespielt, Abläufe funktionieren routiniert.

Der medizinische Notfall stellt jedoch völlig andere Anforderungen:

• mehrere Aufgaben müssen parallel erledigt werden
• Entscheidungen müssen unter Zeitdruck getroffen werden
• Kommunikation muss klar, kurz und eindeutig sein
• Stress beeinflusst Wahrnehmung, Denken und Handlungsfähigkeit

Was im Alltag gut funktioniert, reicht im Notfall oft nicht aus.
Der Ausnahmezustand erfordert eine andere Art der Organisation.

Fehlende Rollen führen zu Verzögerungen

Eine der häufigsten Beobachtungen in unseren Trainings ist,
dass im Notfall keine klaren Rollen existieren.

Typische Situationen sind:

• mehrere Personen kümmern sich gleichzeitig um den Patienten
• niemand fühlt sich eindeutig für den Notruf zuständig
• wichtige Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt
• Führung entsteht zufällig – oder gar nicht

Diese Situationen entstehen nicht aus mangelndem Engagement oder fehlendem Willen.
Im Gegenteil: Meist wollen alle helfen.

Das Problem ist, dass Rollen für den Ausnahmefall nie konkret festgelegt oder geübt wurden.

Führung im Notfall: Eine oft unterschätzte Schlüsselrolle

Besonders kritisch ist das Fehlen einer klaren Teamleitung.

Ohne Führung fehlt:

• Überblick über die Gesamtsituation
• Priorisierung der Maßnahmen
• Koordination der einzelnen Teammitglieder

Führung im Notfall bedeutet dabei keine Hierarchie im klassischen Sinn.
Es geht nicht um Autorität, sondern um Verantwortung für Struktur und Kommunikation.

Typische Aufgaben der Teamleitung sind:

• Einschätzung der Situation
• Festlegen der Prioritäten
• Verteilung der Aufgaben
• Überwachung der Abläufe
• klare Kommunikation nach innen und außen

Wer diese Rolle übernimmt, sollte im Team vorab bekannt sein –
und nicht erst im Notfall spontan bestimmt werden.

Rollen müssen zur Praxis passen

Jede Praxis ist anders:

• Größe des Teams
• Fachrichtung
• räumliche Gegebenheiten
• Zusammensetzung aus Ärzten, MFA, ZFA oder Pflegepersonal

Deshalb gibt es kein starres Rollenmodell, das für alle gleich funktioniert.
Dennoch haben sich in der Praxis bestimmte Grundrollen bewährt, zum Beispiel:

• Teamleitung
• direkte Patientenversorgung
• Organisation und Kommunikation (z. B. Notruf, Übergabe)
• Material- und Gerätemanagement

Wichtig ist nicht die genaue Bezeichnung der Rolle.
Entscheidend ist, dass jede Person im Team weiß:

„Was ist meine Aufgabe, wenn es ernst wird?“

Abläufe geben Orientierung unter Stress

Klare Rollen allein reichen nicht aus.
Sie müssen in strukturierte Abläufe eingebettet sein.

Abläufe beantworten zentrale Fragen wie:

• In welcher Reihenfolge handeln wir?
• Wann wird der Rettungsdienst alarmiert?
• Wer unterstützt, wenn es Engpässe gibt?
• Wie erfolgt die Übergabe an externe Rettungskräfte?

Gerade unter Stress bieten klar definierte Abläufe Orientierung.
Sie verhindern hektisches, unkoordiniertes Handeln und reduzieren Fehler.

Warum Abläufe trainiert werden müssen

Abläufe, die nur auf dem Papier existieren, helfen im Notfall wenig.

Unter Stress greift der Mensch auf das zurück,
was er kennt – und was er geübt hat.

In unseren Trainings zeigt sich immer wieder:

• theoretisch bekannte Abläufe werden vergessen
• regelmäßig geübte Abläufe werden automatisch umgesetzt

Regelmäßiges, praxisnahes Training sorgt dafür,
dass Rollen und Abläufe nicht nur bekannt sind,
sondern im Ernstfall auch abrufbar bleiben.

Struktur entlastet das gesamte Team

Ein oft unterschätzter Effekt klarer Rollen und Abläufe ist ihre entlastende Wirkung.

Wenn jede Person weiß, was zu tun ist:

• sinkt die individuelle Unsicherheit
• reduziert sich Stress
• verbessert sich die Kommunikation
• steigt die Handlungssicherheit

Struktur schafft Sicherheit –
nicht nur für den Patienten, sondern auch für das gesamte Team.

Übergang zum nächsten Thema: Stress im medizinischen Notfall

Auch mit klaren Rollen und gut definierten Abläufen bleibt ein Faktor bestehen: Stress.

Stress beeinflusst Wahrnehmung, Kommunikation und Entscheidungsfähigkeit.
Selbst gut vorbereitete Teams können im Ernstfall blockieren.

Im nächsten Beitrag dieser Blogserie beschäftigen wir uns damit,

• warum Stress im medizinischen Notfall unvermeidbar ist
• wie er sich auf Teams auswirkt
• und wie der Umgang mit Stress gezielt trainiert werden kann